Hướng dẫn cách xuất hoá đơn quảng cáo Google Adwords nhanh chóng

Đối với các doanh nghiệp và nhà quảng cáo sử dụng Google Ads tại Việt Nam, việc quản lý chi phí và thực hiện các nghĩa vụ kế toán, thuế là vô cùng quan trọng. Một trong những tác vụ không thể thiếu chính là xuất hóa đơn quảng cáo google adwords để làm chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình và các bước thực hiện trên giao diện của Google Ads. Bài viết này của Minh Dương Ads sẽ hướng dẫn chi tiết, từng bước giúp bạn lấy hóa đơn Google Ads một cách nhanh chóng và chính xác.

Tại sao cần phải xuất hóa đơn quảng cáo Google Adwords?

Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, việc hiểu rõ tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn quảng cáo google adwords sẽ giúp bạn nhận thức rõ hơn về trách nhiệm và lợi ích của công việc này. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật.

Việc lưu giữ và xuất hóa đơn quảng cáo google adwords mang lại các lợi ích thiết thực:

– Chứng từ kế toán hợp lệ: Hóa đơn là bằng chứng cho các khoản chi tiêu quảng cáo, cần thiết cho việc hạch toán kế toán nội bộ.

– Kê khai chi phí doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí quảng cáo hợp lý, ảnh hưởng đến việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Đối soát và quản lý ngân sách: Dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đối chiếu chi phí thực tế đã chi cho Google Ads so với ngân sách dự kiến.

– Minh bạch tài chính: Cung cấp sự rõ ràng về các khoản thanh toán đã thực hiện cho nền tảng quảng cáo Google.

– Giải trình khi cần: Là tài liệu quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.

Do đó, việc nắm vững cách xuất hóa đơn quảng cáo google adwords là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ ai đang quản lý hoặc phụ trách các chiến dịch quảng cáo trên nền tảng này.

Những điều cần biết trước khi xuất hóa đơn Google Ads

Để quá trình xuất hóa đơn quảng cáo google adwords diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng và chuẩn bị sẵn sàng các thông tin, quyền truy cập cần thiết.

– Quyền truy cập tài khoản: Bạn cần có quyền truy cập vào tài khoản Google Ads với vai trò quản trị (Admin) hoặc quyền truy cập vào mục thanh toán (Billing access). Nếu không có quyền này, bạn sẽ không thể xem hoặc tải xuống hóa đơn.

– Thông tin thanh toán chính xác: Đảm bảo thông tin doanh nghiệp (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế – nếu có) đã được cập nhật đầy đủ và chính xác trong hồ sơ thanh toán của Google Ads. Thông tin này sẽ xuất hiện trên hóa đơn.

– Chu kỳ thanh toán và xuất hóa đơn: Google thường phát hành hóa đơn sau khi kết thúc một chu kỳ thanh toán (thường là hàng tháng) hoặc sau khi bạn đạt đến một ngưỡng thanh toán nhất định (đối với thanh toán tự động). Hóa đơn sẽ không có sẵn ngay lập tức sau mỗi lần nhấp hoặc chi tiêu nhỏ lẻ.

– Loại hóa đơn: Cần phân biệt giữa “Sao kê” (Statement) và “Hóa đơn thuế/Hóa đơn” (Tax Invoice/Invoice). Hóa đơn thuế/Hóa đơn mới là chứng từ chính thức cho mục đích kế toán. Việc xuất hóa đơn quảng cáo google adwords đúng loại là rất quan trọng.

– Thông tin VAT (Thuế GTGT): Lưu ý rằng Google Ads cung cấp dịch vụ từ Google Ireland Limited. Do đó, hóa đơn bạn nhận được thường là hóa đơn dịch vụ xuyên biên giới và có thể không phải là hóa đơn VAT theo mẫu của Việt Nam. Doanh nghiệp cần làm việc với bộ phận kế toán để xử lý đúng theo quy định về thuế nhà thầu hoặc các quy định hiện hành khác.

Nắm rõ những điểm này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc tìm và xuất hóa đơn quảng cáo google adwords.

Hướng dẫn chi tiết các bước xuất hóa đơn quảng cáo Google Adwords

Quy trình xuất hóa đơn quảng cáo google adwords khá đơn giản nếu bạn làm theo đúng các bước sau đây trên giao diện Google Ads. Giao diện có thể thay đổi đôi chút theo thời gian, nhưng các mục chính thường được giữ nguyên.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Ads

Truy cập ads.google.com và đăng nhập bằng tài khoản email có quyền truy cập thanh toán.

Bước 2: Truy cập mục Thanh toán (Billing)

Trên thanh menu điều hướng trên cùng, nhấp vào biểu tượng Công cụ và cài đặt (Tools & Settings – hình cờ lê).
Trong menu thả xuống, tìm đến cột Thanh toán (Billing) và nhấp vào Chứng từ (Documents).

Nếu bạn không thấy mục này, có thể bạn chưa có đủ quyền truy cập. Hãy liên hệ quản trị viên tài khoản.

Bước 3: Lọc và chọn khoảng thời gian

Tại trang Tài liệu (Documents), bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu thanh toán đã được Google phát hành.
Sử dụng bộ lọc ở phía trên bên trái (thường là menu thả xuống) để:

• Chọn loại tài liệu: Tìm và chọn Hóa đơn thuế (Tax invoices) hoặc Hóa đơn (Invoices). Đôi khi có thể chỉ có mục chung là “All”.
• Chọn khoảng thời gian: Chọn tháng hoặc khoảng ngày cụ thể mà bạn muốn xuất hóa đơn quảng cáo google adwords. Bạn có thể chọn các khoảng thời gian định sẵn (Tháng trước, Năm nay…) hoặc tùy chỉnh ngày bắt đầu và kết thúc.

Bước 4: Xác định và tải hóa đơn

Sau khi lọc, danh sách các hóa đơn phù hợp sẽ hiển thị. Mỗi dòng thường bao gồm: Ngày phát hành, Số hóa đơn, Khoản thanh toán, Số dư,…

Xác định đúng hóa đơn bạn cần dựa trên ngày tháng và số tiền.

Nhấp vào liên kết Tải xuống (Download) thường nằm ở cột cuối cùng của dòng hóa đơn tương ứng. Thông thường, Google cho phép tải dưới dạng file PDF. Đây là bước cuối cùng trong quy trình xuất hóa đơn quảng cáo google adwords.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

Lưu file PDF vừa tải về vào thư mục quy định của công ty để dễ dàng quản lý và sử dụng cho mục đích kế toán, thuế sau này. Đặt tên file rõ ràng theo tháng hoặc kỳ hóa đơn.

Thực hiện đúng các bước trên, bạn có thể dễ dàng xuất hóa đơn quảng cáo google adwords bất cứ khi nào cần.

Những thông tin quan trọng trên hóa đơn Google Ads

Sau khi đã thành công xuất hóa đơn quảng cáo google adwords, việc hiểu các thông tin trên đó cũng rất cần thiết để đảm bảo bạn đang sử dụng đúng chứng từ và nắm rõ chi phí.

Một hóa đơn Google Ads tiêu chuẩn thường bao gồm:

– Thông tin nhà cung cấp: Google Ireland Limited, địa chỉ tại Dublin, Ireland, mã số thuế VAT của Google tại Ireland.

– Thông tin khách hàng: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế (nếu bạn đã cung cấp) lấy từ hồ sơ thanh toán Google Ads.

– Số hóa đơn và ngày phát hành: Thông tin định danh duy nhất cho mỗi hóa đơn.

– Kỳ thanh toán: Khoảng thời gian mà hóa đơn này áp dụng (ví dụ: 01/10/2023 – 31/10/2023).

– Tóm tắt hoạt động: Tổng chi phí quảng cáo phát sinh trong kỳ, các khoản điều chỉnh (nếu có), thuế (thường là 0% VAT đối với dịch vụ cung cấp từ nước ngoài cho doanh nghiệp Việt Nam, nhưng cần kiểm tra kỹ), và tổng số tiền thanh toán.

– Chi tiết hoạt động (đôi khi có): Phân tích chi phí theo từng chiến dịch hoặc tổng hợp theo ngày.

– Thông tin thanh toán: Phương thức thanh toán đã sử dụng, ngày thanh toán.

Việc kiểm tra kỹ các thông tin này sau khi xuất hóa đơn quảng cáo google adwords giúp đảm bảo tính chính xác và phù hợp cho mục đích sử dụng.

Việc xuất hóa đơn quảng cáo google adwords là một tác vụ quan trọng và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sử dụng nền tảng này. Bằng cách làm theo các bước đã hướng dẫn, bạn có thể nhanh chóng tải về các hóa đơn cần thiết cho công tác kế toán và quản lý chi phí. Việc chủ động và thực hiện đều đặn việc xuất hóa đơn quảng cáo google adwords sẽ giúp hoạt động tài chính liên quan đến quảng cáo của doanh nghiệp bạn trở nên minh bạch và tuân thủ đúng quy định.

Minh Dương Ads hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn không còn bỡ ngỡ hay gặp khó khăn khi cần lấy hóa đơn từ Google Ads. Việc quản lý hiệu quả các yếu tố phụ trợ như hóa đơn, chứng từ cũng góp phần không nhỏ vào sự thành công chung của chiến dịch marketing tổng thể.